EDICIÓN COLABORATIVA

La edición colaborativa es la práctica de grupos que producen trabajo juntos a través de colaboraciones individuales. Para lograr resultados exitosos de esta forma de edición son cruciales la participación y la coordinación, pero también lo es contar con las herramientas tecnológicas y el conocimiento para hacer su uso eficiente.

Editores colaborativos

Un editor colaborativo es una aplicación de colaboración que permite a varias personas editar un archivo utilizando equipos diferentes. Hay dos maneras de hacer edición colaborativa: en tiempo real y en tiempo no real.

Edición colaborativa en tiempo no real: Los usuarios no editan el mismo archivo al mismo tiempo (similar a los sistemas de control de revisiones).

Sugerencias para la edición colaborativa en tiempo no real:

• Organizar lapsos de edición para cada usuario,
• compartir el archivo sólo al usuario que deba colaborar (durante el tiempo destinado a su colaboración),
• realizar períodos de revisión del documento en el que los participantes puedan realizar sugerencias y aclaración de dudas,

Archivos colaborativos ownColud

ownCloud -entre otras funcionalidades- nos permite compartir archivos con usuarios del mismo servidor en el que está alojado el servicio, así entre varios podrán modificar el documento si replicar el trabajo.

ownCloud aunque puede servir para la edición colaborativa de archivos en tiempo real, no está recomendada para tal ya que no es eficiente al conectarse varixs usuarixs al servicio, por lo que está descrito su funcionamiento en esta sección (edición en tiempo no real).

• Edición colaborativa de documentos

En la aplicación de Documentos podemos editar archivos de texto sin salir de ownCloud, es decir, sin necesidad e abrir una aplicación externa. Ésta aplicación soporta éstas características:

• Edición colaborativa con múltiples usuarios editando archivos simultáneamente,
• creación de documentos dentro de ownCloud,
• subir documentos a ownCloud,
• compartir y editar archivos en el navegador,
• soporta los formatos .odt, .doc o .docx.

• Crear o subir un documento

En la aplicación de Documentos puedes subir un documento existente o crear uno nuevo. El botón nuevo documento creará uno de formato ODT que es un formato Open Document soportado por otros procesadores de texto incluyendo Microsoft Word, Libre Office Writer y Open Office Writer.

• Editar un documento

Para editar un documento acceda a la aplicación de Documentos y da clic sobre el documento que deseas editar, las opciones son las que siguen:

1.- Da clic en el nombre para cambiarlo, 2.- comparte el documento, 3.- barra de formato, 4.- herramienta de zoom, 5.- cierra y salva, 6.- usuarios editando el documento.

• Edición colaborativa de un documento

• Para editar un documento colaborativamente es necesario compartir con todos los que necesitan permisos de edición.

• La edición por múltiples usuarios ocurre en tiempo real así como su vista previa.
• El cursor de cada usuario es del mismo color como el color del borde de su imagen de usuario.
• Si un usuario no es local, es decir, accedió a través de un enlace público, aparecerá en la lista de usuarios como guest.

• Eliminar un documento

No se pueden eliminar documentos dentro de la aplicación de documentos, pero puedes hacerlo desde archivos.

• Compartir un documento

Compartir documentos tiene las mismas opciones que cuando compartes otro tipo de archivos como carpetas o imágenes, etc. Mientras editas un documento puedes usar el botón de compartir para permitir que otros usuarios comiencen a editar el documento.

• Control de versiones

OwnCloud permite el control simple de versiones de archivos que permite crear respaldos que son accesibles. Para observar si el archivo tiene o no revisiones da clic en el icono de revisiones . Si el archivo no tiene revisiones, es decir, versiones anteriores se mostrará la siguiente imagen.

Si el archivo ha sido modificado mostrará versiones de alguna fecha anterior, mostrando el tiempo transcurrido desde la última modificación (verde) y la opción de recuperarlo (rojo) como en la siguiente imagen.

El control de versiones expira versiones antiguas automáticamente para asegurarse que el usuario no se quede sin espacio. El siguiente patron es usado para eliminar versiones viejas:

• Se guarda una versión para el primer segundo,
• para los siguientes dos segundos ownCloud guarda una versión cada dos segundos,
• para el primer minuto ownCloud guarda una versión cada 10 segundos,
• para la primera hora ownCloud guarda una versión cada minuto,
• para el primer día ownCloud guarda una versión por hora,
• para los primeros 30 días ownCloud guarda una versión por día,
• después de los primeros 30 días ownCloud guarda una versión cada semana.

Las versiones son almacenadas con este patrón cada vez que una nueva versión es creada.

Además de que el control de versiones se ocupa de nunca usar más del 50% de espacio libre disponible de los usuarios. Si las versiones almacenadas superan este límite, ownCloud elimina las versiones más antiguas hasta que se cumpla el límite de espacio.

Administrar archivos eliminados

OwnCloud mantiene una copia de los archivos eliminados por si los necesita de nuevo. Para garantizar que los usuarios individuales no se queden sin espacio disponible, la aplicación Archivos gestiona el tamaño del espacio total de los archivos eliminados para cada usuario.

Cuando se trata de administrar archivos borrados, tenga en cuenta lo siguiente:

• La asignación de espacio total para archivos borrados nunca puede exceder más del 50% del actualmente disponible para cada usuario. • Una vez que se alcanza el máximo del 50% para los archivos eliminados, ownCloud comienza a borrar archivos, empezando por los más antiguos, hasta que se alcanza el límite de uso de la memoria de nuevo.

Puede ver todos los archivos borrados haciendo clic en el botón de archivos borrados en Archivos de aplicación en la interfaz web.

Restaurar archivos o eliminarlos permanentemente

1.- Dar clic en archivos eliminados lo que mostrará la lista de éstos, 2.- Colocar el cursor sobre el archivo que deseas restaurar (rojo) o eliminar (verde) y proceder con la acción.

Edición colaborativa en tiempo real: Los usuarios pueden editar el mismo archivo al mismo tiempo. Los editores de colaboración en tiempo real permiten en general, los modos anteriores de la edición en cualquier caso dado.

Pad riseup

Etherpad es una aplicación web de software libre que permite la colaboración en grupo y en tiempo real de documentos de texto. Riseup no almacenará las direcciones IP, para el servicio se requiere una conexión https y los pads generados son destruidos de forma automática después de 30 días de inactividad.

Para abrir un pad en Riseup

• dirígete a la dirección https://pad.riseup.net/

• después podrás crear un pad o abrir uno existente con las siguientes opciones:

  • abrir uno existente con un nombre que conoces
  • crear un pad nuevo con un nombre específico
  • crear un pad nuevo con un identifiacdor aleatorio

• puede identificarte con un nombre de usuarix

• añadir comentarios

• y usar las herramientas que muestra en los botones superiores

Nota de seguridad: Para añadir seguridad al uso de pad es recomendable ingresar al servicio sobre otros servicios de vpn o usando el servicio "torificado".

Pad gobby

Gobby es un editor que permite editar documentos de texto y archivos en colaboración sobre una red local. Todos los usuarios podrían trabajar en el archivo al mismo tiempo. Las colaboraciones de los distintos usuarios se destacan en diferentes colores.

• Al abrir gobby verás únicamente tu computadora conectada,

• podrás abrir un documento para comenzar la edición del mismo dando clic en el ícono de Nuevo, ahí colocarás el nombre del nuevo documento,

• mientras lxs usurixs van entrando a gobby comenzarás a ver más equipos conectados en el panel izquierdo (color verde), y si desean comenzar a editar el documento pueden abrirlo dando doble clic en el documento generado, también verás a lxs usuarixs que se encuentran editando en el panel derecho y en la zona de abajo se encuentra el área de chat.

• para guardar el documento generado bastará con dar clic en Guradar.

Documentos colaborativos de ownCloud

owncloud es una aplicación que le permite realizar edición colaborativa en tiempo real, sin embargo, recomendámos ésta herramienta para la edición colaborativa en tiempo no real dadas las pruebas que se han realizado en el servidor del que tiene acceso la aplicación.